Descrição: Para efetuar a gestão adequada dos contratos a GRI utiliza uma metodologia que engloba a aplicação de um Sistema de Gestão de Contratos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projeto e negociação. O alicerce da metodologia consiste na gestão contínua de todo o ciclo de contratação, desde a análise da viabilidade técnica-econômica, passando pela pesquisa de mercado, contratação, gestão, lições aprendidas, encerramento e a realimentação do ciclo, com implementação de melhorias na nova contratação, sempre utilizando como ferramenta o Sistema de Gestão de Contratos. Tal sistema permite: controle de execução x verba, planejamento, gestão, dashboard de controle e emissão de relatórios. A integração do sistema, bem como a centralização da documentação permitem ampliar a disponibilidade, garantir uma base de conhecimento, a segurança da informação e a melhoria no processo de comunicação com todas as áreas operacionais descentralizadas. O monitoramento contínuo do ciclo de vida do contrato, com fiscalização setorial, de responsabilidade compartilhada entre o analista de contratos, as áreas operacionais e técnica da gerência. As três áreas atuam matricialmente, com técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos, possibilitando implementação de melhorias contratuais, com uma visão estratégica de negócio, minimização dos riscos, otimização de recursos, bem como facilitação do processo decisório gerencial. Para esta mudança de cultura na gestão dos contratos foi primordial o apoio da Alta Direção e o investimento em recursos humanos, com o desenvolvimento e aplicação de um treinamento interno de Gestão Administrativa dos Contratos. Todo este investimento reflete na minimização dos retrabalhos, no menor tempo de resposta para obtenção de subsídios e na redução direta de custos, em razão das seguintes ações: 1. Adjudicação de pregões na modalidade de Menor Preço; 2. Redução do número de contratos (unificação ou substituição de serviços por outros mais eficientes e sustentáveis); 3. Redução ou substituição do escopo de contratação; 4. Renegociação dos contratos, com base em análise prévia de cenários e pesquisa de mercado. Estas ações implicaram na redução do orçamento plurianual de despesas de custeio de 39 contratos, nos últimos 12 meses, dos quais foram: A. Adjudicados 17 processos de contratação, com redução de 17% em média, que impactarão em uma economia de aproximadamente R$34,9 milhões; B. Renegociados e aditados 22 contratos, com redução de 5% em média, que impactarão em uma economia de aproximadamente R$3,8 milhões. A aderência da metodologia ao cenário futuro e o impacto do novo regime jurídico da Lei das Estatais nº 13.303, nos contratos de empresas de economia mista serão avaliados.
AUTORES:
Leandro Kojima